Schriftverkehr, Vertragsdokumente und Buchbestände haben mindestens eine Gemeinsamkeit: Mit steigendem Volumen nimmt auch die Komplexität zu, zur richtigen Zeit effizient auf die relevanten Informationen zuzugreifen. Über intelligente Dokumentenarbeitsplätze werden solche Rechercheprozesse unterstützt.

So können Anwender im Dokumentbestand navigieren – nicht nur hierarchisch und linear über Autoren und Rubriken, sondern auch auf der Basis von im Text genannten Personen oder Orten. Dabei werden die digitalisierten Seiten im Original-Layout dargestellt. Zusätzlich werden die Seiten mit weiteren Informationen wie Videos oder Fotos verknüpft. Intelligente Dokumentenarbeitsplätze bewahren damit den Charakter von Printmedien und stellen bei Bedarf zusätzliche Informationen z. B. als Layer oder Pop-Up dar.

Der von Fraunhofer IAIS entwickelte Dokumentenarbeitsplatz ermöglicht einen Zugriff auf z. B. Lehrbuchreihen und Zeitschriftenarchive echtzeitnah und urheberrechtskonform. Er erfüllt damit rechtliche Anforderungen wie sie z. B. für die Verwendung von Digitalisaten in öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken bestehen. Einen solchen Arbeitsplatz nutzen z. B. die Bibliothek der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU) München und die Universität Greifswald.

Die dazu notwendige Aufbereitung von Archivbeständen erfolgt über Verfahren der automatischen Dokumentenerschließung.